El costo de no limpiar la base de datos sin usar CRM

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Nathalia Burbano

Tener información errónea de los clientes tal vez no parezca un problema para algunas personas. Pero la realidad es que los datos de los clientes son la piedra angular de toda organización y si estos son incorrectos, en muchos casos no podríamos cerrar un negocio con éxito o posiblemente retomar un cliente consumirá el doble de tiempo.

"Los datos son el nuevo petróleo", es uno de los pilares más importantes de toda organización y su tratamiento debe ser similar. El petróleo necesita refinarse antes de que se convierta en gasolina o queroseno. Así mismo debe depurarse la base de datos para poder explotar al máximo su potencial en los negocios.

Una nueva investigación de Experian Data Quality demuestra que los datos inexactos tienen un impacto directo en los indicadores de resultado del 88% de las empresas, con la empresa perdiendo en promedio  el 12% de sus ingresos.

Esta disminución en los ingresos proviene de los gastos adicionales de marketing, desperdicio de recursos y pérdida de tiempo del personal.

En este post vamos a destacar algunas estadísticas más sorprendentes del estudio.

El contexto

El costo oculto de los datos malos puede ser incluso mayor que el 12% de los ingresos perdidos. El 28% de los que han tenido problemas con la  entrega de correo electrónico dicen que el servicio al cliente se afecta notoriamente, mientras que el 21% experimentó daños relacionados a la reputación corporativa.

La cuestión aquí no es sólo de aumentar el recurso, sino de proteger a las empresas del riesgo que tiene el envío de mensajes con información de contacto incorrecta. A nivel mundial, el problema es aún mayor, ya que la empresas agobian cada vez más a usuarios o clientes con envíos de correo electrónico.

Esto es el trasfondo de una tendencia de marketing. Los datos de los clientes siguen siendo una prioridad para la mejorar la relación con estos (CRM, automatización de marketing, gestión de la experiencia del cliente y paquetes de análisis).

La encuesta EDQ fue tomada en más de 1.200 organizaciones en el Reino Unido, Estados Unidos y Europa,teniendo en cuenta organizaciones de varios sectores y tamaños. se tomó en consideración cómo las empresas recopilan los datos de contacto, cómo los gestionan, y el impacto que los datos incorrectos tuvieron en sus negocios.

¿Por qué es importante la calidad de los datos?

Razones para mantener la calidad de los registros

Medios comúnmente empleados para recopilar datos

En promedio, los encuestados usan 3,4 fuentes para recopilar datos de contacto del cliente.

  • El 73% de las empresas encuestadas recopila datos de su sitio web
  • El 60% de las empresas encuestadas recolecta datos de su equipo de ventas
  • El 54% de las empresas encuestadas recolectan datos de call centers.
  • El 47% de las empresas encuestadas recopila datos de contacto a través de sitios web o aplicaciones móviles.

 

¿Comprobación de datos: hojas de cálculo en Excel?

Sólo el 38% de las organizaciones encuestadas usan un software para verificar los datos en la recolección. Un 34% de las empresas encuestadas lo usan solamente para limpiar los datos después de haber sido recolectados.

Mientras tanto, el 38% de las empresas encuestadas continúa realizando controles manuales periódicos en hojas de cálculo en Excel, el 26% de las empresas encuestadas dice que usan controles manuales únicos para campañas estacionales.

Sorprendentemente, el 23% de las empresas encuestadas se basan únicamente en los controles manuales para verificar sus registros de contacto.

¿Qué tan frecuente es el problema?

Las organizaciones promedio estiman que el 22% de todos sus datos de contacto son inexactos de alguna manera.

Esta cifra es superior al 17% de hace un año. Las estimaciones de la inexactitud son más altas entre los profesionales de marketing y ventas, quienes creen que más del 30% de sus registros son incorrectos en cualquiera de los aspectos.

Este problema se manifiesta a menudo como una barrera para la comercialización a través de múltiples canales. 42% dicen que los datos de contacto inexactos son la mayor barrera para el mercadeo multicanal.

Devolución de correo electrónico y la lealtad

La encuesta preguntó a las organizaciones sobre las campañas de correo electrónico y la efectividad de esta. El 67% informó tener problemas con la entrega de correo electrónico debido a la inexactitud de la información.

De igual manera más de un 70% de las organizaciones que ejecutan estos programas  han manifestado problemas con la lealtad de los clientes debido a la información incorrecta. Un 34% de estos lo  atribuían como la  causa principal de los inconvenientes.

 

Cómo el CRM ayuda en la administración de los datos

En definitiva si una organización desea evitar: gastos innecesarios, pérdida de tiempo, aumento en el costo de mantenimiento y calidad de los datos, y menor satisfacción en los clientes,  debe asegurarse que su información tenga el tratamiento y un monitoreo adecuado. Zoho CRM tiene en cuenta estos aspectos importantes dentro de su software; ya que posee herramientas para facilitar el filtrado y eliminación de datos duplicados o erróneos.

Existen dos formas de tratar con este problema. La primera es identificarlo y tomar las medidas necesarias para reducir el riesgo antes que suceda. Y la segunda es remediarlo. Es decir, una vez esté presente emplear las herramientas necesarias para erradicarlo de manera eficiente. En ambos casos Zoho CRM funciona a la perfección ya que  monitorea  la información previamente ingresada, comparándola con la que está siendo agregada y notificando cuando se encuentran datos similares. También soluciona el problema porque permite definir qué campos deben revisarse y automáticamente el CRM limpia o fusiona la información de acuerdo a los parámetros que usted defina. Además permite la unificación de datos.